Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali, del sistema di conservazione digitale dei documenti informatici e degli archivi

Esso descrive le procedure per la formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti, oltre alla gestione dei flussi documentali e del sistema di conservazione digitale.

Tipi di documento:

Documento (tecnico) di supporto

Municipium

Descrizione

Obiettivi del manuale:

Definizione delle procedure:

Il manuale specifica le modalità di gestione dei documenti in tutte le fasi del loro ciclo di vita, dalla formazione alla conservazione.
Uniformità e trasparenza:

Fornisce linee guida uniformi per tutte le unità organizzative, garantendo trasparenza e tracciabilità delle operazioni.
Conformità normativa:

Assicura il rispetto delle normative in materia di gestione documentale, protocollo informatico e conservazione digitale.

Contenuti del manuale:

Protocollo informatico:

Regole per la registrazione, gestione e classificazione dei documenti, inclusi i metadati associati.
Flussi documentali:

Definizione dei percorsi che i documenti seguono all'interno dell'organizzazione, dall'arrivo alla loro sistemazione finale.
Conservazione digitale:

Modalità di gestione dei documenti informatici nel tempo, inclusa la loro conservazione a norma, per garantire l'integrità e l'autenticità nel lungo periodo.
Archiviazione:

Descrizione dei criteri per l'organizzazione degli archivi (cartacei e digitali) e per la loro consultazione.

Importanza del manuale:

Efficienza:

Il manuale ottimizza le operazioni di gestione documentale, migliorando l'efficienza dei processi amministrativi.
Tracciabilità:

Permette di seguire il percorso di ogni documento, garantendo la trasparenza e la tracciabilità delle azioni.
Sicurezza:

Assicura la corretta gestione dei dati e dei documenti, riducendo il rischio di smarrimento o alterazione.